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Excel中的数据筛选和高级筛选  

2012-01-10 16:49:42|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  Excel中提供了自动筛选(包括数字筛选、文本筛选和自定义筛选)、和高级筛选两种数据筛选操作。
  Excel会根据数据类型来自动判断显示数字筛选或文本筛选。

  筛选过的数据仅显示那些满足指定条件的行,并隐藏那些不希望显示的行。

  使用自动筛选可以创建三种筛选类型:按列表值、按格式或按条件。对于每个单元格区域或列表来说,这三种筛选类型是互斥的。不能既按单元格颜色又按数字列表进行筛选,只能在两者中任选其一;也不能既按图标又按自定义条件进行筛选,只能在两者中任选其一。

  Excel中数据常用三大类型:数值型、日期型、文本型。
  在自定义筛选中,筛选范围时,通配符(? 和 *)只能配合「文本型」数据使用;如果数据是日期型和数值型,则需要设置限定范围( > = 或 < )等来实现。 

  合并单元格的自动筛选
  ①取消标题行单元格合并,而后进行自动筛选,然后重新合并原单元格区域。
  ②标题行下所属数据是合并的单元格时,先复制备份单元格列的合并格式到其它列,取消原单元格合并~F5定位~定位条件~空值~第一个活动单元格输入=再向上键~Ctrl+Enter,复制转换过的区域~选择性粘贴~数值~确定,再将备份的单元格列的合并格式复制粘贴到原列,最后才能进行自动筛选。

——Excel高级筛选

  自动筛选与高级筛选
  自动筛选一般用于条件简单的普通筛选操作,且只能在当前操作区进行,符合条件的记录显示在原来的数据表格中。
  高级筛选也称多条件筛选,用于条件较复杂的筛选操作,其筛选的结果可显示在原数据表格中,不符合条件的记录被隐藏起来;也可以在新的位置显示筛选结果,不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来,这样便于进行数据比对。
  例如我们要筛选出「基本工资」或「职务工资」超过500且「实发」工资超过800的符合条件的记录,用「自动筛选」就无能为力了,而「高级筛选」可方便地实现这一操作。

  高级筛选
  ①方式:在原有区域显示筛选结果,将筛选结果复制到其他位置;
  ②列表区域:原工作表中需要筛选的表格区域;
  条件区域:用来筛选的条件表达区域;
  复制到:如果(方式)选中将筛选结果复制到其他位置,可以选择筛选结果放在哪个地方;
  选择不重复的记录:指的是去除原数据列的重复值所产生的筛选结果(筛选不重复记录要求数据区带有标题行)。

  上图是在Excel工作簿中的两张Sheet表,Sheet1表标签叫「数据源表」,A1:J24是数据源表当前的数据区域;Sheet2表标签叫「条件区域和筛选结果」,我们将在Sheet2表中进行操作。

  下一张图是我们要进行操作的Sheet2表。其中A1:F5可以称做条件区域。目前条件区域的内容,只列了一行,也就代表这个条件区域,实际上只是A1:F2 区域(做为条件的标题一定要和数据源表的标题一致)。

  条件区域
  高级筛选需要在数据区外设置一个条件区域,由标题行和条件行组成。筛选条件行允许使用带运算符的表达式,还可以同时设置多列条件,或多行条件的表达式。

  ①要在条件区域的第一行写上条件中用到的字段名(标题),比如要筛选数据清单中「年龄」在30岁以上,「学历」为本科的职员,其中「年龄」和「学历」是数据清单中对应列的列名,称作字段名,那么在条件区域的第一行一定是写这两个列的名称(字段名),即「年龄」和「学历」,而且字段名的一定要写在同一行。

  ②在字段名行的下方书写筛选条件,条件的数据要和相应的字段在同一列,比如上例中年龄为30岁,则「30」这个数据要写在条件区域中「年龄」所在列,同时「本科」要写在条件区域中「学历」所在的列。

  ③条件种类涵盖自动筛选中所有定制格式的条件,包括等于=、不等于<>、大于>、小于<、大于等于>=、小于等于<=等。如果是等于关系,则直接写值,不需加符号。
  另外要注意的是,这些符号必须是英文半角符号,不可以是全角符号,最好在英文状态下输入。

  条件行-筛选条件的种类 

  一)不包含单元格引用的筛选条件
  此类表达式的特点不能以等号开头,允许以>=或<=开始的表达式;
  条件区域标题的填写,必须填写与数据区标题相同名称。

  ①不带通配符的筛选条件:
  >500:表示筛选出大于500的记录;
  <3:表示筛选出小于3的记录;
  0:表示筛选出等于0的记录(如果该单元格设置的是文本格式,则筛选出的为所有包含0的记录) 
  >=2012/12/26:表示大于等于2012年12月26日的记录;
    
  ②带通配符的条件设置
  「*」代表多个字符;「?」代表单个字符;
  「~*」代表筛选「*」;「~?」代表筛选「?」。      
      
  ③文本型条件的设置
  「张」表示以张开始的任何字符串;「=张」表示筛选只有一个字符张的记录;
  「*德」表示人名中,只要包含德的都筛选出来;「=*德」表示姓名以德结尾;
  「>M」表示所有打头字母在M到Z;
    
  二)包含单元格引用的筛选条件,如:      
  「=C2<>D2」表示筛选出同行次的C列与D列值不相等的记录      
  「=D2>800」表示筛选出D列数值中大于800的记录。      
  「=ISNUMBER(FIND("8",C2))」表示筛选C列数据中包含8的记录。      
  「C2=""」表示筛选出C列数据中为空的记录。  

  ①查找空白:在图号中查找为空白的记录。在H2中录入“=C6= ""”,H1中不用录入任何数据,然后再进行列表区域和条件区域选择,最后会显示出我们所要的结果来。(如下图)

  ②查找数字:例如:在图号中查找与“8”有关的记录。在H2中录入公式“=ISNUMBER(FIND("8",C6))”,H1中还是不用录入数据,然后再进行列表区域和条件区域选择,最后会显示出我们所要的结果来。(如下图)
    
  此类表达式的特点是必须以等号开头,表达式中可以包含各类函数,单元格引用是数据记录的第一条单元格地址,并且是相对引用;
  条件区域标题不能使用数据区域中的标题,可任填其它或不填(与「不包含单元格引用的筛选条件」的规则刚好好相反)。   

  三)多条件筛选
  在写条件时,一般都同时有多个条件,这些条件是个什么关系,又怎么在条件区域中分布呢?
  我们平时所用的逻辑条件,如果有多个,它们之间总是会存在两种关系,一种是「或」关系,一种是「与」关系。多条件筛选分为「条件与」、「条件或」和「条件与、或」的综合使用。 

  ①同时满足多个条件数据的筛选(条件与)
  要求:在「员工基本情况登记表」中,把「职称」为「高级工程师」,并且「学历」为「大学」的人员挑选出来。

  ②并列满足多个条件数据的筛选(条件或)
  要求:在「员工基本情况登记表」中,把「职称」为「高级工程师」,「学历」为「大学」的人员都挑选出来。

  在具体写条件时,如果是与关系,这些条件要写到同一行中;如是是或关系,这些条件要写到不同的行中。也就是说不同行的条件表示或关系,同行的条件表示与关系。

  下面几个具体实例,看一下筛选条件的写法:

  ①选择出语文、数学、英语三门成绩中至有少一门不及格的学生。
  语文 数学 英语
  <60  
     <60  
        <60

  ②筛选出语文、数学、英语三门课程都及格的学生。
  语文 数学 英语
  >=60 >=60 >=60

  ③筛选出语文、数学、英语三门课程中只有一门不及格的学生。
  语文 数学 英语
  <60 >=60 >=60
  >=60 <60 >=60
  >=60 >=60 <60

  ④筛选出「系别」为英语系、中文系,「年龄」在20岁以上,「籍贯」是北京、天津的学生。
  系别  年龄 籍贯
  英语系 20  北京
  英语系 20  天津
  中文系 20  北京
  中文系 20  天津


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